Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von MediEmma.

1. Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO

DIGITAL GROWTH CLUB LP
100 Main Street East
Hamilton, Ontario
L8N3W4
Kanada

E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 1512 9771433 (Deutschland)

Vertretungsberechtigt: David Groß (Geschäftsführung)

2. Datenschutzbeauftragter / Ansprechpartner für Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unseren Ansprechpartner für Datenschutz unter:
E-Mail: [email protected]

Hinweis zur DSGVO-Konformität:
Obwohl unser Hauptsitz in Kanada liegt, bieten wir unsere Dienstleistungen primär für den deutschen Markt an. Daher verarbeiten wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Als Anbieter von Dienstleistungen für Verbraucher in Deutschland unterliegen wir den Bestimmungen der DSGVO gemäß Art. 3 Abs. 2 DSGVO.

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Datenverarbeitung bei Nutzung von MediEmma

4.1 Zweck der Datenverarbeitung

MediEmma ist ein KI-gestützter Telefonassistent für medizinische Praxen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der:

  • Anrufannahme und -bearbeitung
  • Terminbuchung und -verwaltung
  • Beantwortung von Patientenanfragen
  • Weiterleitung von Anrufen an das Praxisteam
  • Verbesserung der Servicequalität

4.2 Welche Daten werden erhoben?

Im Rahmen der Nutzung von MediEmma werden folgende Daten verarbeitet:

  • Telefonnummer: Zur Identifikation und Rückruf
  • Name des Anrufers: Sofern vom Anrufer mitgeteilt
  • Terminwünsche: Datum, Uhrzeit, Art der Behandlung
  • Gesprächsinhalte: Zur Bearbeitung der Anfrage (temporär)
  • Anrufzeitpunkt: Datum und Uhrzeit des Anrufs

4.3 Datenminimierung

MediEmma wurde bewusst datenschutzfreundlich entwickelt

Es werden ausschließlich die für die Terminbuchung und Anrufbearbeitung notwendigen Daten erfasst. Medizinische Details oder sensible Gesundheitsdaten werden nicht gespeichert. Gesprächsinhalte werden nur temporär zur Bearbeitung der Anfrage genutzt und anschließend gelöscht.

4.4 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Terminbuchung und Anfragenbearbeitung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Verbesserung der Servicequalität und Praxisorganisation
  • Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO: Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden (im Rahmen der Terminvereinbarung), erfolgt dies zur Gesundheitsvorsorge

5. Datenspeicherung und Löschfristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Gesprächsdaten

Werden temporär verarbeitet und nach Bearbeitung der Anfrage automatisch gelöscht

≤ 24h

Termindaten

Werden nach Ablauf des Termins und Abschluss der Behandlung gelöscht

30 Tage

6. Datensicherheit und technische Maßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Alle Telefongespräche und Datenübertragungen sind verschlüsselt

EU-Server

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert

Zugriffskontrolle

Strenge Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsaudits

AVV nach Art. 28 DSGVO

Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen Partnern

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer:

  • Sie haben nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt
  • Die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich
  • Die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich

Ihre Daten bleiben bei uns

MediEmma gibt keine Daten an Drittunternehmen zu Marketingzwecken weiter. Alle Datenverarbeitungen erfolgen ausschließlich im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) durch sorgfältig ausgewählte und zertifizierte Partner innerhalb der EU.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228 997799-0
E-Mail: [email protected]

9. Cookies und Website-Nutzung

Unsere Website verwendet Cookies, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen notwendigen Cookies (für die Funktionalität der Website erforderlich) und optionalen Cookies (für Analyse- und Marketingzwecke).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner anpassen oder in Ihren Browsereinstellungen Cookies blockieren. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität der Website dadurch eingeschränkt sein kann.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen zum Datenschutz?

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 1512 9771433